KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system umożliwiający wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Zastępuje on faktury papierowe i pliki PDF jednym, centralnym systemem prowadzonym przez Ministerstwo Finansów: KLIK!
Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą i wystawia lub pobiera faktury, w tym również dla branży beauty i wellness:
- masażystów, fizjoterapeutów i terapeutów manualnych,
- salonów kosmetycznych i SPA,
- fryzjerów i barberów,
- salonów kosmetycznych,
- innych usług związanych z urodą, zdrowiem i relaksem.
Co to oznacza w praktyce?
Jeżeli prowadzisz własną działalność i:
- wystawiasz faktury klientom za swoje usługi (np. masaż, manicure, strzyżenie),
- odbierasz faktury od dostawców za produkty lub sprzęt do gabinetu (np. kremy, olejki, ręczniki),
to od 2026 roku wszystkie te faktury powinny być w KSeF. Wyjątek stanowią drobne przedsiębiorstwa, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Przykład: w ciągu miesiąca wystawiasz kilka faktur do klientów lub odbierasz faktury od dostawców kosmetyków i sprzętu. Jeśli suma wszystkich faktur poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł, możesz korzystać z papierowych lub PDF-owych faktur.
Jeśli w danym miesiącu suma przekroczy 10 000 zł, faktury powyżej limitu muszą być wystawiane już w KSeF.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla małych firm?
Obowiązek wprowadzany jest etapami:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm, które w 2024 r. sprzedały więcej niż 200 mln zł (z VAT),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych, czyli większości małych firm.
Dla drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Do 31 grudnia 2026 r. jest okres przejściowy – w tym czasie wielu podatników nadal będzie mogło korzystać z tradycyjnych faktur, a brak wystawienia faktury w KSeF nie będzie wiązał się z żadnymi karami. Dodatkowo, nabywcy zachowają prawo do odliczenia VAT również z faktur wystawionych poza systemem KSeF.
Jak zarejestrować się w KSeF?
Rejestracja jest bezpłatna i prosta:
- Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl/web/login, a następnie wybierz identyfikator, po którym system KSeF będzie mógł rozpoznać Twoją firmę.
- Zaloguj się np. Profilem Zaufanym i poczekaj na autoryzację.
- Po pomyślnym uwierzytelnieniu można korzystać z systemu — zarówno przez Aplikację Podatnika 2.0, jak i poprzez systemy zintegrowane z API KSeF.
Jeśli korzystasz z usług księgowej lub biura rachunkowego, możesz nadać jej uprawnienia do KSeF.
Dzięki temu:
- księgowa widzi od razu wszystkie Twoje faktury
- nie musisz przesyłać faktur e-mailem ani drukować ich,
Ważne – brak możliwości edycji faktury
Faktury w KSeF nie można zmieniać. Jeśli popełnisz błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą.
Dlaczego warto zarejestrować się wcześniej?
Rejestracja i testowanie KSeF przed obowiązkiem pozwala na spokojnie zapoznać się z systemem oraz ustalić współpracę z księgową, żeby wszystko było gotowe na czas.
Ważne: jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące KSeF, zawsze warto skonsultować się ze swoją księgową lub swoim księgowym – pomogą dopasować rozwiązania do Twojej działalności.
Podsumowanie
Moim zdaniem KSeF ułatwi codzienną pracę – pozwoli na szybkie wystawianie faktur klientom, odbieranie faktur od dostawców bez konieczności drukowania, archiwizacji oraz przesyłania faktur do biura rachunkowego, a okres przejściowy do końca 2026 r. daje czas na spokojne wdrożenie systemu.
Więcej szczegółów można znaleźć na oficjalnych stronach Ministerstwa Finansów i KSeF: ksef.podatki.gov.pl
Poznaj moją ofertę
Zaobserwuj mój profil na Instagramie, aby być na bieżąco ze wszystkimi zmianami dotyczącymi branży masażu:
